Ressources UE301 - Plateforme de l'Université de Limoges
- Qu'est ce que le travail collaboratif à distance ?
Définitions : (en italique, les extraits du dictionnaire du TLF - Trésor de La langue Française, http://atilf.atilf.fr/) :
Travail : activité humaine exigeant un effort soutenu, qui vise à la création et/ou à la production de nouvelles choses... Retenons qu'un travail produit quelque chose.
Collaboratif, de collaboration : participation à une oeuvre commune.
Le travail collaboratif est un travail de groupe dont les membres mettent en commun leurs compétences et coordonnent leurs actions pour mener à bien les activités programmées dans le but de produire quelque chose de nouveau. Tous les membres du groupe participent à cette production collective.
Pour qu'il y ait travail collaboratif il faut donc qu'il y ait un groupe qui produise en coordonnant ses actions auxquelles tous les membres participent.
En situation d'apprentissage la production demandée est souvent une production écrite (un devoir aux formes multiples : étude de cas, rapport, synthèse, recherche etc.). Pour bénéficier de la note tout étudiant doit pouvoir faire la preuve de sa participation au travail de production.
Pour que tous participent il faut un intérêt commun ou un enjeu partagé ; il faut également installer entre tous une situation de confiance, de respect et de réciprocité.
En situation d'apprentissage : l'intérêt commun à tous les étudiants et l'enjeu partagé est la réussite à l'examen. L'étudiant qui ne participe pas mais cherche à profiter du travail des autres perdra vite la confiance des autres membres du groupe. Il n'est de l'intérêt de personne de tolérer de tels comportements.
Ne pas confondre collaboration et coopération.
Nous préférons collaboration à coopération dans la définition de laquelle on trouve « méthode d'action par laquelle des personnes ayant des intérêts communs s'associent en vue d'un profit réparti au prorata de leurs activités. »
Coopération fait penser au travail d'une coopérative agricole : chaque agriculteur produit sur ses terres, puis apporte sa production à la coopérative pour une mise en commun finale en vue de la commercialisation.
Un travail coopératif conduirait à ce que chaque étudiant produise seul, dans son coin, une partie du travail demandé et que les différents morceaux soient ensuite mis bout à bout.
En situation d'apprentissage : chaque étudiant doit avoir participé à l'ensemble des activités proposées puisque ces activités ont pour but l'apprentissage de connaissances et de compétences dont il ne saurait acquérir qu'une petite partie.
Notions associées
Groupe ou communauté virtuelle : une communauté virtuelle est un groupe composé de personnes qui se rencontrent (discutent, échangent, travaillent ...) sur Internet au moyen des fonctionnalités offertes par le réseau (sites, mail, forum, groupware...). Les espaces de rencontre sont déterritorialisés et les moyens utilisés sont numériques. Virtuel ne s'oppose pas ici à réel mais à présentiel il faut le comprendre comme « non présent en un même lieu » ou déterritorialisé. La communauté est réunie autour d'un intérêt commun et parfois autour d'un projet commun. Il existe des types différents de communautés virtuelles : on les distingue par leurs buts, leur composition (voir Guide du travail collaboratif)
Communauté de projet : la communauté virtuelle qui pratique un travail collaboratif est du type communauté de projet (ou équipe projet dans une entreprise), c'est-à-dire un petit groupe de personnes réunies pour la réalisation d'un projet commun ( rappelons qu'un projet est assujetti à des contraintes de temps et des obligations de résultat). La pédagogie que nous utilisons est pour l'essentiel une pédagogie de projet : les étudiants sont mis en situation de produire une étude à remettre au professeur les amenant à mobiliser les connaissances à acquérir.
Notion de projet : mener à bien un projet consiste à réaliser quelque chose de nouveau avec des ressources données dans un temps limité.
En situation d'apprentissage, la production est souvent une publication (voir plus haut).
Intelligence collective : on appelle intelligence collective la capacité des collectivités humaines de coopérer sur le plan intellectuel pour créer, innover, inventer (Autrans 2005). C'est donc l'intelligence qui est issue d'un collectif et qui produit des manifestations qui sont supérieures à la somme des manifestations de l'intelligence de chaque membre. On parle d'intelligence collective « lorsque les individus rassemblés pour échanger et collaborer, trouvent un avantage tant individuel que collectif supérieur à ce qui aurait été obtenu si chacun était resté isolé ». (Jean-François Noubel « guide pratique de l'intelligence collective »)
Intelligence : fonction mentale d'organisation du réel en pensée.
La manifestation de l'intelligence est donc la capacité à penser et à agir, c'est en quelque sorte la faculté de compréhension et d'action sur le réel.
Prenons un exemple : un groupe de 6 étudiants doit réaliser une étude qui doit suivre un plan en 6 parties. Si chaque membre ne fait qu'une partie du travail global, il ne mobilise qu'une partie de ses connaissances (le 1/6 de ce que mobiliserait un étudiant faisant l'étude seul) et toutes mises bout à bout ne font pas plus que le travail que fournirait un seul étudiant, qui serait en outre bien plus cohérent si bien que, de ce fait, le travail des 6 risque fort d'être inférieur au travail d'un seul. Par contre, si les 6 étudiants mobilisent leurs compétences à chacune des étapes du travail, la production est à coup sur plus riche que celle d'un seul.
Mais comment faire concrètement pour se mobiliser tous sans découper le travail ?
Travail : activité humaine exigeant un effort soutenu, qui vise à la création et/ou à la production de nouvelles choses... Retenons qu'un travail produit quelque chose.
Collaboratif, de collaboration : participation à une oeuvre commune.
Le travail collaboratif est un travail de groupe dont les membres mettent en commun leurs compétences et coordonnent leurs actions pour mener à bien les activités programmées dans le but de produire quelque chose de nouveau. Tous les membres du groupe participent à cette production collective.
Pour qu'il y ait travail collaboratif il faut donc qu'il y ait un groupe qui produise en coordonnant ses actions auxquelles tous les membres participent.
En situation d'apprentissage la production demandée est souvent une production écrite (un devoir aux formes multiples : étude de cas, rapport, synthèse, recherche etc.). Pour bénéficier de la note tout étudiant doit pouvoir faire la preuve de sa participation au travail de production.
Pour que tous participent il faut un intérêt commun ou un enjeu partagé ; il faut également installer entre tous une situation de confiance, de respect et de réciprocité.
En situation d'apprentissage : l'intérêt commun à tous les étudiants et l'enjeu partagé est la réussite à l'examen. L'étudiant qui ne participe pas mais cherche à profiter du travail des autres perdra vite la confiance des autres membres du groupe. Il n'est de l'intérêt de personne de tolérer de tels comportements.
Ne pas confondre collaboration et coopération.
Nous préférons collaboration à coopération dans la définition de laquelle on trouve « méthode d'action par laquelle des personnes ayant des intérêts communs s'associent en vue d'un profit réparti au prorata de leurs activités. »
Coopération fait penser au travail d'une coopérative agricole : chaque agriculteur produit sur ses terres, puis apporte sa production à la coopérative pour une mise en commun finale en vue de la commercialisation.
Un travail coopératif conduirait à ce que chaque étudiant produise seul, dans son coin, une partie du travail demandé et que les différents morceaux soient ensuite mis bout à bout.
En situation d'apprentissage : chaque étudiant doit avoir participé à l'ensemble des activités proposées puisque ces activités ont pour but l'apprentissage de connaissances et de compétences dont il ne saurait acquérir qu'une petite partie.
Notions associées
Groupe ou communauté virtuelle : une communauté virtuelle est un groupe composé de personnes qui se rencontrent (discutent, échangent, travaillent ...) sur Internet au moyen des fonctionnalités offertes par le réseau (sites, mail, forum, groupware...). Les espaces de rencontre sont déterritorialisés et les moyens utilisés sont numériques. Virtuel ne s'oppose pas ici à réel mais à présentiel il faut le comprendre comme « non présent en un même lieu » ou déterritorialisé. La communauté est réunie autour d'un intérêt commun et parfois autour d'un projet commun. Il existe des types différents de communautés virtuelles : on les distingue par leurs buts, leur composition (voir Guide du travail collaboratif)
Communauté de projet : la communauté virtuelle qui pratique un travail collaboratif est du type communauté de projet (ou équipe projet dans une entreprise), c'est-à-dire un petit groupe de personnes réunies pour la réalisation d'un projet commun ( rappelons qu'un projet est assujetti à des contraintes de temps et des obligations de résultat). La pédagogie que nous utilisons est pour l'essentiel une pédagogie de projet : les étudiants sont mis en situation de produire une étude à remettre au professeur les amenant à mobiliser les connaissances à acquérir.
Notion de projet : mener à bien un projet consiste à réaliser quelque chose de nouveau avec des ressources données dans un temps limité.
En situation d'apprentissage, la production est souvent une publication (voir plus haut).
Intelligence collective : on appelle intelligence collective la capacité des collectivités humaines de coopérer sur le plan intellectuel pour créer, innover, inventer (Autrans 2005). C'est donc l'intelligence qui est issue d'un collectif et qui produit des manifestations qui sont supérieures à la somme des manifestations de l'intelligence de chaque membre. On parle d'intelligence collective « lorsque les individus rassemblés pour échanger et collaborer, trouvent un avantage tant individuel que collectif supérieur à ce qui aurait été obtenu si chacun était resté isolé ». (Jean-François Noubel « guide pratique de l'intelligence collective »)
Intelligence : fonction mentale d'organisation du réel en pensée.
La manifestation de l'intelligence est donc la capacité à penser et à agir, c'est en quelque sorte la faculté de compréhension et d'action sur le réel.
Prenons un exemple : un groupe de 6 étudiants doit réaliser une étude qui doit suivre un plan en 6 parties. Si chaque membre ne fait qu'une partie du travail global, il ne mobilise qu'une partie de ses connaissances (le 1/6 de ce que mobiliserait un étudiant faisant l'étude seul) et toutes mises bout à bout ne font pas plus que le travail que fournirait un seul étudiant, qui serait en outre bien plus cohérent si bien que, de ce fait, le travail des 6 risque fort d'être inférieur au travail d'un seul. Par contre, si les 6 étudiants mobilisent leurs compétences à chacune des étapes du travail, la production est à coup sur plus riche que celle d'un seul.
Mais comment faire concrètement pour se mobiliser tous sans découper le travail ?
- Comment pratiquer le travail collaboratif à distance ?
Il ne faut donc pas se partager les différentes parties du travail à réaliser, ce sont les responsabilités qui doivent être partagées.
Décisions en commun et partage des responsabilités.
Les décisions doivent être prises en commun lors de RV synchrones (sinon on s'éternise or un projet a une durée limitée et des échéances à respecter) : on y décide les grandes lignes et l'on se partage les responsabilités, chacun devenant responsable (garant) d'un aspect du travail.
Difficile à expliquer sans un exemple, en voici un : si le document à produire est une étude qui doit partir d'une analyse des besoins pour proposer ensuite des solutions et les modalités de leur mise en oeuvre, un membre du groupe sera chargé de s'assurer que, tout au long de l'étude et du document, les décisions prises répondent bien à tel besoin, tel qu'analysé dans la première partie. Ayant été chargé par le groupe de cette responsabilité, il pourra sans crainte de blesser, rappeler à l'ordre ceux qui perdraient de vue le cap.
Rendez-vous synchrones ("chat" ou "causettes") : ils servent à l'organisation et à la validation. Ils ne doivent pas dépasser 45/60 mn. Ils doivent être préparés par un ordre du jour indiqué à l'avance qu'un participant sera chargé de faire respecter. Les décisions prises doivent être consignées dans un compte rendu. Les "logs" (enregistrements) doivent être conservés. Ces documents sont mis à disposition des membres absents et servent de référence pour l'avancée du travail.
Validation : cette étape est importante puisque la responsabilité est partagée.
Remarque : si vous avez des difficultés pour réunir tout le groupe en échange synchrone (fuseaux horaires différents, impossibilités techniques temporaires ou indisponibilité passagère), les échanges peuvent commencer avec 3/4 du groupe. Les orientations et décisions du groupe pourront alors être approuvées par méls par les absents. Le travail collaboratif c'est aussi faire confiance aux autres même s'ils ne peuvent être présents lors d'une prise de décision collective et inversement accepter les décisions prises par la majorité du groupe lorsqu'on n'a pas pu participer à une causette.
Organisation.
Il ne faut pas figer les attributions ce qui enfermerait chaque membre dans des tâches préétablies et l'amènerait à se désintéresser des autres. Il vaut mieux parler de rôles que chacun s'approprie "à la volée", "à tour de rôle", ceci plus facilement dans la mesure où les échanges ne sont pas uniquement asynchrones. Les rôles peuvent être le "veilleur", le "rapporteur", le "coordonnateur", le "technicien"... Lors d'un échange synchrone, spontanément, un membre du groupe se montrera plus soucieux du respect des échéances et de l'ordre du jour, un autre posera les questions dérangeantes, un autre proposera de se charger de la synthèse etc... Ceci nous conduit à la question du leadership : faut-il un chef (un leader) dans une communauté virtuelle ? Dans des communautés d'apprentissage, c'est plutôt un rôle de coordonnateur dont on se saisit comme des autres rôles, sans nécessairement le garder pour toute la durée du projet. En entreprise il faut certainement un « chef » de projet, encore que son rôle soit en train d'être modifié par le travail collaboratif, justement.
Respect des règles de la nétiquette du travail collaboratif : tenir compte du travail des autres, ne pas les mettre en retard, communiquer, avertir de tout retard ou de tout empêchement. Prendre en compte les disponibilités des uns et des autres pour fixer les RV synchrones.
Outils de travail collaboratif sur Internet :
Pour les distinguer, il faut se rapporter à ce qu'ils permettent de faire, leurs fonctionnalités.
Certains "outils" regroupent de nombreuses fonctionnalités et de ce fait sont appelés groupwares ou collecticiels. Les fonctionnalités qu'ils proposent sont : la mailing liste, le bookmark partagé, le dépôt de fichiers, l'agenda partagé, l'outil de sondage, la base de donnée partagée, l'album photo partagé, l'outil de chat, le forum etc. Exemples de groupwares publics : Yahoo Groupes, Affinitiz etc.
D'autres sont plus centrés sur une fonctionnalité :
- édition partagée permettant à plusieurs de travailler sur le même document en ligne (comme les wikis),
- tableau blanc (travail sur un même document en temps réel),
- communication synchrone (comme skype ou les logiciels d'IRC),
- création de pages web (spip),
- discussions (forums) etc.
On trouve désormais de véritables bureaux virtuels : google ou zoho (pour ne citer que deux exemples) offrent toute une série d'applications en ligne permettant de créer des documents que l'on peut partager avec les membres de son groupe.
Décisions en commun et partage des responsabilités.
Les décisions doivent être prises en commun lors de RV synchrones (sinon on s'éternise or un projet a une durée limitée et des échéances à respecter) : on y décide les grandes lignes et l'on se partage les responsabilités, chacun devenant responsable (garant) d'un aspect du travail.
Difficile à expliquer sans un exemple, en voici un : si le document à produire est une étude qui doit partir d'une analyse des besoins pour proposer ensuite des solutions et les modalités de leur mise en oeuvre, un membre du groupe sera chargé de s'assurer que, tout au long de l'étude et du document, les décisions prises répondent bien à tel besoin, tel qu'analysé dans la première partie. Ayant été chargé par le groupe de cette responsabilité, il pourra sans crainte de blesser, rappeler à l'ordre ceux qui perdraient de vue le cap.
Rendez-vous synchrones ("chat" ou "causettes") : ils servent à l'organisation et à la validation. Ils ne doivent pas dépasser 45/60 mn. Ils doivent être préparés par un ordre du jour indiqué à l'avance qu'un participant sera chargé de faire respecter. Les décisions prises doivent être consignées dans un compte rendu. Les "logs" (enregistrements) doivent être conservés. Ces documents sont mis à disposition des membres absents et servent de référence pour l'avancée du travail.
Validation : cette étape est importante puisque la responsabilité est partagée.
Remarque : si vous avez des difficultés pour réunir tout le groupe en échange synchrone (fuseaux horaires différents, impossibilités techniques temporaires ou indisponibilité passagère), les échanges peuvent commencer avec 3/4 du groupe. Les orientations et décisions du groupe pourront alors être approuvées par méls par les absents. Le travail collaboratif c'est aussi faire confiance aux autres même s'ils ne peuvent être présents lors d'une prise de décision collective et inversement accepter les décisions prises par la majorité du groupe lorsqu'on n'a pas pu participer à une causette.
Organisation.
Il ne faut pas figer les attributions ce qui enfermerait chaque membre dans des tâches préétablies et l'amènerait à se désintéresser des autres. Il vaut mieux parler de rôles que chacun s'approprie "à la volée", "à tour de rôle", ceci plus facilement dans la mesure où les échanges ne sont pas uniquement asynchrones. Les rôles peuvent être le "veilleur", le "rapporteur", le "coordonnateur", le "technicien"... Lors d'un échange synchrone, spontanément, un membre du groupe se montrera plus soucieux du respect des échéances et de l'ordre du jour, un autre posera les questions dérangeantes, un autre proposera de se charger de la synthèse etc... Ceci nous conduit à la question du leadership : faut-il un chef (un leader) dans une communauté virtuelle ? Dans des communautés d'apprentissage, c'est plutôt un rôle de coordonnateur dont on se saisit comme des autres rôles, sans nécessairement le garder pour toute la durée du projet. En entreprise il faut certainement un « chef » de projet, encore que son rôle soit en train d'être modifié par le travail collaboratif, justement.
Respect des règles de la nétiquette du travail collaboratif : tenir compte du travail des autres, ne pas les mettre en retard, communiquer, avertir de tout retard ou de tout empêchement. Prendre en compte les disponibilités des uns et des autres pour fixer les RV synchrones.
Outils de travail collaboratif sur Internet :
Pour les distinguer, il faut se rapporter à ce qu'ils permettent de faire, leurs fonctionnalités.
Certains "outils" regroupent de nombreuses fonctionnalités et de ce fait sont appelés groupwares ou collecticiels. Les fonctionnalités qu'ils proposent sont : la mailing liste, le bookmark partagé, le dépôt de fichiers, l'agenda partagé, l'outil de sondage, la base de donnée partagée, l'album photo partagé, l'outil de chat, le forum etc. Exemples de groupwares publics : Yahoo Groupes, Affinitiz etc.
D'autres sont plus centrés sur une fonctionnalité :
- édition partagée permettant à plusieurs de travailler sur le même document en ligne (comme les wikis),
- tableau blanc (travail sur un même document en temps réel),
- communication synchrone (comme skype ou les logiciels d'IRC),
- création de pages web (spip),
- discussions (forums) etc.
On trouve désormais de véritables bureaux virtuels : google ou zoho (pour ne citer que deux exemples) offrent toute une série d'applications en ligne permettant de créer des documents que l'on peut partager avec les membres de son groupe.
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